Administration Supervisor

Teamleiter*in Verwaltung (Finanzen, Logistik & HR)

Position: Teamleiter*in Verwaltung
Abteilung: Administration
Arbeitsort: Schwarzheide
Berichtet an: Site Manager

Überblick der Rolle

Die Teamleitung Verwaltung verantwortet die organisatorischen und administrativen Kernprozesse in den Bereichen Finanzadministration, Logistik (chemische Industrie) und Human Resources. Die Rolle kombiniert operative Mitarbeit mit Führungsverantwortung und gewährleistet effiziente Abläufe, termingerechte Kundenbelieferung sowie eine professionelle interne Unterstützung aller Fachabteilungen.

Hauptaufgaben

1. Führungs- & Organisationsverantwortung

• Koordination des Verwaltungsteams (2–5 Mitarbeitende, je nach Struktur).
• Organisation und Optimierung der administrativen Prozesse über alle Verantwortungsbereiche hinweg – Abstimmung von Prozessen aus dem spanischen Headquarter
• Sicherstellung von Compliance, Qualitätsstandards und ordnungsgemäßer Dokumentation.
• Schnittstelle zur Geschäftsführung, Produktion, Vertrieb und externen Partnern.
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen und regelmäßigen Statusreports.

2. Finanzadministration (ca. 40%)

• Verantwortung für ordnungsgemäße Rechnungsprüfung, Kontierung und Buchungsvorbereitung.
• Steuerung des Zahlungsverkehrs in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
• Monitoring von Debitoren- und Kreditorenständen sowie Eskalation bei Abweichungen.
• Erstellung von Monatsübersichten, Forecasts und KPI-Auswertungen.
• Weiterentwicklung und Digitalisierung interner Finanzprozesse in Abstimmung mit der spanischen Firmenzentrale.

3. Logistik & Operations – Chemische Industrie (ca. 35%)

• Übergeordnete Planung und Steuerung aller Transporte zu externen Kunden.
• In Zusammenabriet mit dem ADR-Beauftrager Sicherstellung der Einhaltung von Gefahrgutvorschriften sowie internen Sicherheitsrichtlinien.
• Kontrolle aller transportrelevanten Dokumente.
• Optimierung der Zusammenarbeit mit Speditionen, Kunden und dem internationalen Verkaufsteam.
• Koordination von Lager- und Bestandsmanagement sowie Durchführung und Überwachung von Inventuren.
• Troubleshooting bei Lieferverzögerungen, Qualitätsfragen oder Transportproblemen.

4. Human Resources (ca. 25%)

• Unterstützung für Recruiting-Prozesse (Terminmanagement, Organisation von Events, etc).
• Erstellung und Prüfung von Arbeitsverträgen, Nachträgen und Zeugnissen.
• Pflege der Personalakten, HR-Datenbanken und Zeiterfassung.
• Koordination von Onboarding, Unterstützung von Schulungen und Personalentwicklungsmaßnahmen.
• Sicherstellung interner HR-Standards.

Anforderungsprofil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Verwaltung, Logistik oder vergleichbar.
• Mehrjährige Berufserfahrung in einem oder mehreren der Bereiche: Finanzen, Logistik (idealerweise chemische Industrie).
• Erste Führungserfahrung (Teamleitung, stellvertretende Leitung oder Projektleitung).
• Sehr guter Umgang mit MS Office und ERP-Systemen.
• Strukturierte, proaktive Arbeitsweise mit hohem Qualitätsanspruch.
• Starke Kommunikationsfähigkeit, diplomatisches Auftreten und Durchsetzungsstärke.
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und organisatorisches Geschick.